Depuis quelques années maintenant, les activités professionnelles nomades gagnent du terrain. En 2019 par exemple, l’observatoire Actineo indiquait dans son baromètre que plus de la moitié des Français (53 %) travaillaient de temps en temps ou régulièrement hors des locaux de leurs entreprises. Maintenant avec la crise sanitaire de la Covid-19 et la nécessité de se mobiliser pour limiter la propagation, de plus en plus de gens se retrouvent contraints à travailler à domicile. Pour certains, il s’agit d’une situation inhabituelle à laquelle ils n’étaient pas vraiment préparés. Et pour éviter de tomber dans les travers de la procrastination et de la perte d’efficacité, il faudra mettre en place une certaine rigueur. Voici donc quelques conseils pour bien s’organiser pour être efficace en télétravail.
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Aménager un espace de travail approprié
Ceux qui ont déjà travaillé depuis leur maison une fois le savent très bien, on peut être rapidement tenté de s’installer dans le canapé ou de rester sur son lit. Dans ces conditions, la journée peut passer à une vitesse fulgurante sans qu’on ait eu le temps de faire quoi que ce soit. La première des choses à faire pour être efficace en télétravail, c’est donc s’aménager un espace de travail approprié et confortable.
Aménager un espace de travail approprié pour être efficace en télétravail
Pour cela, commencez par définir les pièces de la maison où vous pourriez plus être concentré pour travailler. De préférence, il est conseillé de créer son espace de travail dans un espace intime et clos où vous ne risquez pas d’être dérangé par les enfants. Pour ce qui est de la disposition du mobilier, il serait également préférable de ne pas mettre le bureau face à un mur pour éviter de couper l’élan et la créativité.
Si votre budget vous le permet, n’hésitez pas à investir dans des accessoires qui vont accroître votre productivité. Un grand écran à associer à votre ordinateur portable, par exemple, offre de nombreux avantages : plus d’espace pour les documents texte, les programmes graphiques… N’oubliez pas aussi le clavier et la souris ergonomique pour plus de confort.
S’habiller comme si on était au bureau
Il est vrai que l’un des principaux avantages du télétravail réside dans le fait qu’on n’est pas obligé de subir le dress code des entreprises. Toutefois, il faut à tout prix éviter de tomber dans le piège de vouloir rester en pyjama ou en jogging toute la journée. Comme c’est le cas lorsque vous devez vous rendre au boulot, levez-vous, prenez un petit-déjeuner, une douche puis habillez-vous. Cela va vous aider à avoir un état d’esprit professionnel pour le reste de la journée.
Définir des objectifs pour chaque journée
Maintenant que vous êtes loin du bureau et d’interruptions continues, c’est le moment de se fixer des objectifs personnels et de s’y tenir. Chaque matin, nous vous conseillons de noter sur papier un nombre d’objectifs raisonnable à atteindre avant la fin de la journée. Vous pouvez utiliser des post-its par exemple ou des outils comme Trello. Cela vous permettra de faire un point à la fin de la journée sur les tâches que vous avez pu effectuer et celles qu’il vous reste à éliminer.
Se fixer une plage horaire de travail fixe
L’autre principal avantage à rester chez soi pour travailler, c’est qu’il est possible d’être flexible dans les horaires. Cela permet bien évidemment de pouvoir s’adapter aux contraintes de la vie personnelle et d’être même bien plus efficace. Toutefois, il faut faire attention pour être optimal. Le problème avec les horaires flexibles c’est qu’on peut rapidement dans le piège du, par exemple, « je finis rapidement ce truc et j’y mets ensuite ».
Pour éviter de se retrouver dans cette situation, il est recommandé de se fixer une plage horaire de travail fixe. Attention, il n’est pas forcément question de reproduire exactement les horaires du bureau à la maison. Il y a par exemple des gens qui préfèrent travailler la nuit, tandis que d’autres trouvent qu’ils sont plus productifs le matin très tôt. Ce sera donc à vous de déterminer la plage horaire qui vous permet d’être le plus concentré possible et productif.
Prendre des pauses bien méritées
Au travail, les pauses sont des moments au cours desquels on peut décompresser, prendre un café et bavarder avec les collègues. À la maison, c’est peut-être un peu plus compliqué, mais pour rester productif vous devez faire des pauses pour respirer et vous aérer. À ce propos, vous pouvez par exemple penser à des méthodes de travail comme la méthode Pomodoro développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Il s’agit d’une technique de gestion du temps qui se base sur l’utilisation d’un minuteur dans l’objectif de respecter des périodes de 25 minutes ou pomodori. Concrètement, il est question de :
- définir une tâche
- régler le minuteur sur 25 minutes
- travailler sur la tâche jusqu’à ce que les 25 minutes passent
- prendre une petite pause de 5 minutes
- prendre une pause un peu plus longue (10 à 20 minutes) après avoir réalisé 4 tâches.
Ces petits moments de pause vont vous permettre d’améliorer la circulation et de reposer vos yeux, entre autres. Vous pourriez profiter pour vider le lave-vaisselle par exemple afin de vous changer les idées. En résumé, évitez de travailler d’une traite sans pause ; vous risquez de ne pas tenir sur la longueur.
Utiliser les bons outils
Il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils qui facilitent énormément le nomadisme et le travail collaboratif. En la matière, ce n’est vraiment pas le choix qui manque. Pour collaborer à distance sur des documents, des tableaux ou encore des présentations, vous pouvez utiliser Google Drive, Dropbox, Microsoft Onedrive, Evernote…
Pour les conférences ou des réunions en ligne, vous avez le choix entre Skype, Zoom, Google Hangouts. Des solutions comme Bootcamp, Airtable, Trello ou encore Asana vous aideront à garder un œil sur la progression de vos projets. Enfin, nous avons aussi Docusign ou Adobe Acrobat qui permettent de gérer les contrats.
En conclusion, le télétravail peut être un atout, puisque vous serez dans un environnement familier ; autrement dit moins de stress et plus de productivité. Mais comme nous l’avons vu dans cet article, il est primordial de respecter certaines règles pour être vraiment efficace. Il s’agira entre autres de créer un espace de travail agréable, de définir des horaires de travail et de bien s’organiser pour séparer la vie privée de la vie professionnelle.
